3 padomi, kā darba e-pastos izskatīties profesionāli
Mūsdienu laikmetā jūsu darbā var būt nepieciešams sūtīt e-pasta ziņojumus kolēģiem, priekšniekiem, klientiem un citiem.
Jūsu e-pasti nav vienkārši ziņojumi; tas atspoguļo to, kas jūs esat kā profesionāls darbinieks. Tāpēc vēlaties pārliecināties, ka katrs jūsu nosūtītais e-pasts ir labi uzrakstīts un viegli lasāms.
Ja jūsu uzņēmums izmanto noteiktu programmu, piemēram, Microsoft Outlook, iespējams, vēlēsities uzzināt, kā pieteikties ziņojuma formatēšana . Neatkarīgi no platformas, kuru izmantojat ziņojumapmaiņai, ir vairāki būtiski padomi, kas jums jāņem vērā, pirms noklikšķināt uz e-pasta ziņojuma.
Darbība profesionālajā jomā var būt sarežģīta ikvienam, bet, iespējams, īpaši tiem, kas pārvalda garīgās slimības simptomus vai citas garīgās veselības problēmas.
Par laimi, tiešsaistē ir pieejami daudzi rīki, kas palīdz pārvaldīt šos stresa faktorus, izstrādāt labus pārvarēšanas mehānismus un dalīties savās sajūtās. Noklikšķiniet šeit lai iegūtu plašāku informāciju un rakstus, kas vajadzības gadījumā var sniegt papildu ieskatu un piekļuvi ārstēšanai.
izslēdziet mobilos datus, kad ir pieejams wifi android
Koriģējiet savus darba e-pastus
Vissvarīgākais un vērtīgākais rīks, kas ir jūsu rīcībā, ir korektūra. Pirms domājat par e-pasta nosūtīšanu, apsveriet svarīgu jautājumu: vai jūsu e-pastam ir gramatiska un loģiska jēga?
Pārbaudiet, vai nav gramatisko kļūdu, izmantojot e-pasta iepriekš izveidoto pareizrakstības pārbaudītāju, ja tas ir pieejams. Ja šaubāties par pareizrakstības pārbaudītāju, nebaidieties izmantot ārējos resursus (piemēram, tiešsaistes vārdnīcu).
Citas gramatikas kļūdas, kurām jāpievērš uzmanība, var ietvert:
- Nepareiza lielo burtu lietošana
- Nepareiza pieturzīmju lietošana (komatu, semikolu utt.)
- Profesionālai videi neatbilstošs rakstīšanas stils un tonis
- Nepareiza īpašvārdu lietošana – tas ir īpaši svarīgi, uzrunājot citus cilvēkus; dažas lietas ir apkaunojošākas par kāda svarīga (vai kaut kā) vārda nepareizu uzrakstīšanu!
Kad jūsu e-pasts ir gatavs, izlasiet to skaļi, lai redzētu, vai tas ir jēgpilns. Dažreiz jūs varat noteikt, vai teikums ir “izslēgts”, vienkārši pēc tā, kā tas izklausās.
Pēc tam varat veikt jebkādus labojumus, lai pārliecinātos, ka kopējā e-pasta plūsma ir konsekventa.
Visbeidzot, ja jums ir laiks, saglabājiet e-pasta ziņojumu kā melnrakstu un dodieties prom no tā. Varat arī lūgt tuvākajiem draugiem vai ģimenes locekļiem izlasīt jūsu e-pastu, lai redzētu, vai viņi pamana kļūdas.
lielais boss repo
Labs noteikums ir nospiest pogu “Sūtīt” tikai tad, kad jūtaties pārliecināts, ka esat labojis un pārdomājis visu ziņojumā, cik vien iespējams.
Esiet kodolīgs darba e-pastos
Ikvienam jūsu uzņēmumā ir jāpilda savi pienākumi, tāpēc ir lietderīgi cienīt savu laiku, veidojot kodolīgus e-pasta ziņojumus. Padarot tos īsus, mīļus un precīzus, varat nekavējoties saņemt skaidru atbildi un turpināt savu dienu.
Vispirms pārliecinieties, vai ziņojumos ir iekļautas īsas, viegli saprotamas rindkopas. Faktiski katrai rindkopai nav jābūt garākai par diviem teikumiem.
Pieņemsim, ka jūsu e-pastā ir jāraksta vairākas pilna garuma rindkopas. Tādā gadījumā jūs varētu apsvērt iespēju ieplānot klātienes tikšanos ar e-pasta ziņojumu, lai mazinātu neskaidrības un nepareizas komunikācijas.
Pārliecinieties, ka katrā rindkopā ir iekļauta tikai atbilstoša informācija. Lai cik vilinoši būtu iekļaut sīkas detaļas, kas var palīdzēt adresātam saprast jūsu ziņojumu, taču, izgriežot šos papildinājumus, varat izveidot īsu un tiešu e-pasta ziņojumu.
Šāda veida ziņas lasītājam bieži ir daudz vieglāk uztveramas, un, iespējams, saņēmēja puse, atbildot uz to, vajadzības gadījumā uzdos precizējošus jautājumus.
Vēl viens noderīgs veids, kā lietot īsu valodu, ir piesardzība pret darbības vārdiem “būt”. Piemēram, “Es vēlos nosūtīt ziņojumu” var saīsināt uz “Es sūtu ziņojumu”.
Šajā scenārijā jūs likvidētu darbības vārdu “būt” un aizstātu to ar aktīvu darbības vārdu, kas novērš vārdkopību.
kā noteikt afk kanālu nesaskaņās
Rakstiet cieņpilnā tonī
Galvenais, nododiet savu vēstījumu ar cieņu.
Agresija e-pastā var izpausties kā ļaunprātīga, jo adresāts ar jums nerunā tieši. Jūs varat izvairīties no šī nejaušā toņa, pat sniedzot sliktas ziņas, līdzsvarojot negatīvismu ar pozitivitāti.
Piemēram, ja vēlaties kritizēt darbinieka sniegumu, varat sākt teikumu, pasakot kaut ko pozitīvu, un beigt to ar savu kritiku.
Turklāt izvairieties lietot 'bet' . Tas noliedz teikuma pirmo pusi, tāpēc pat tad, ja sākat ar kaut ko pozitīvu, “bet” lietošana var likt kādam domāt, ka rīkojaties negodīgi. Tāpēc aizstājiet “bet” ar “un”, lai abi apgalvojumi paliktu patiesi.
Varat arī apsvērt iespēju ziņojuma beigās iekļaut īsu parakstu. Šie paraksti var palīdzēt nodot jūsu saņēmējam svarīgu kontaktinformāciju un personisko informāciju.
Ja vēlaties, atveriet savus e-pasta iestatījumus un iestatiet parakstu, kas ietver jūsu vārdu, kontakttālruņa numuru un citas vietnes, ar kurām esat saistīts.
Ja jūsu uzņēmumam ir logotips, varat apsvērt vizuālā attēla iekļaušanu parakstā. Rezultāts ir e-pasts, kas skan un izskatās profesionāli, saglabājot cieņpilnu toni.
Secinājums
Viena no galvenajām prasmēm, kas jāpatur prātā, ir pēc iespējas labāk sagatavot īsus, kodolīgus un bez kļūdām ziņojumus pat neparastākos e-pastos. To darot, jūs parādīsit savam priekšniekam, ka viņu cienat, un sakāt sev, ka patiešām esat profesionālis, par kādu jūs vēlētos, lai citi jūs redzētu.
